2013/12/02

センコー(株)のグループ会社であるセンコー商事(株)は、荷物の運送時に使用する送り状（運送の依頼に際して、荷物の品名や運送依頼者、荷受人、届け先の住所などが記載された伝票。送り状の多くは複写式になっており、最終的に荷受人から荷物を引き渡した証拠として受領印をもらい、受領書として保管する）の管理・検索に関する新しいシステムを開発したと発表した。このシステムは、物流業界で大量に発行されている送り状の管理や問合せ対応など煩雑な作業を効率化するものだ。

物流会社は、荷物の到着を証明する書類として、受領書（荷受人の受領印が押された送り状）の提示を荷主から求められる。受領書は通常、最終的に荷物を配達した事業所に保管されている。さらに配送が再委託、再々委託されている場合はそれぞれの会社に保管されており、荷主から提示を求められた担当者は該当の会社、事業所に連絡を取り、受領書の写しを手配する。

同社では、2年前からこの作業を効率化するシステムの開発に取り組んできた。このシステムは、配達後の受領書を画像データに変換し、クラウドサーバーで集約・分類・保管するもの。

システムの導入により、 

① 受領書のデータを電子的に管理することで、紙で保管されている大量の受領書から手作業で受領書を探し出す手間が不要になる。 

② インターネットを利用してクラウド上でデータを管理することで、配送の委託先や荷主など異なる会社でも情報が共有化でき、受領書確認のために問合せを行う必要がなくなる。

など、受領書に関する事務的な作業が大幅に削減できる。

また、このシステムは、複合機のスキャン機能を使って受領書をデータ化するため、特別な設備投資を行う必要がなく、クラウドサーバーも導入企業で共用しているため、システムの管理費用が安価に抑えられており、どの企業でも簡単にシステムを導入できる。

医薬品や危険物を扱う会社などでは、法令により荷物到着の確認が義務付けられているほか、近年は企業監査の厳格化や企業会計基準の改正などにより、荷主の受領書確認のニーズはますます高まっている。同社はこのシステムを通じてこれら荷主のニーズに応えることが、物流業界全体のサービスレベル向上につながるのではないかと考えているという。

なお、同社では、この新システムは物流業界でも他にない新しいシステムとして特許を出願中だ。

＜システムを利用した受領書検索の手順＞ 

① 配達を行った事業所の担当者が、受領書を複合機でスキャンし、画像データに変換する。

② 画像データがインターネット回線を通じて、自動的にクラウドサーバーに転送され、分類・蓄積される。

③ 荷主から受領書の提示依頼を受けた担当者は、クラウドサーバーにアクセスし、該当の受領書を検索する。